Tietosuojaseloste säätiön apuraharekisteristä
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
Päivitetty 11.1.2024
1. Rekisterinpitäjä
Varustamosäätiö sr
Y-tunnus 2271556-8
Olympiaranta 3, 00140 Helsinki
Puh. +358 443445598
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Asiamies Jutta Seppänen
asiamiesasiamies@varustamosaatio.fi
Puh. +358 443445598
3. Rekisterien nimi
Varustamosäätiön rekisteri apurahan hakijoista ja saajista
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin talletetaan säätiölle lähetetyt apurahahakemukset, tietoa myönnetyn apurahan maksamisesta sekä tietoa viranomaisille tehtäviä ilmoituksia varten. Lisäksi rekisteriin tallennetaan tietoa myönnettyjen apurahojen saajista, selvitys apurahan käytöstä sekä mahdollisesti julkaisu tai tutkimustulos. Rekisterin tietoja käytetään Varustamosäätiön päätöksenteossa, apurahojen maksatuksessa ja viranomaisilmoitusten teossa.
Tietojen käsittelyn oikeusperuste Varustamosäätiön rekistereissä on oikeutettu etu sekä suostumus. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö
Apurahahakijan perustiedot (nimi, yhteystiedot, henkilötunnus/y-tunnus, arvo/ammatti, toimi/virka, verotuskunta, työnantaja, opiskelupaikka, tilinumero), mahdollisen työryhmän muiden hakijoiden nimi, henkilötunnus ja verotuskunta, perustietoja haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta, aikataulusta ja alasta, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen ja mahdollisten suosittelijoiden tiedot. Lisäksi hakijan lähettämät apurahahakemuksen liitteet, kuten työsuunnitelmat, tutkintotodistukset ja ansioluettelot. Apurahansaajan osalta apurahan myöntövuosi ja summa, apurahan maksatustiedot tieto hankkeen edistymisestä, lopputuloksista ja julkaisuista.
6. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
MS Office -ohjelmisto, WordPress-julkaisujärjestelmä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteinä ovat hakija sekä mahdollisesti hakijan ilmoittamat suosittelijat. Tiedot apurahojen summista, myöntämispäivämääristä ja maksusta tulevat Varustamosäätiöltä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tieto myönnetyistä apurahoista julkaistaan Varustamosäätiön verkkosivuilla www.varustamosaatio.fi sekä säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle.
Apurahahakemuksia ja myönnettyjen apurahojen tietoja käsittelevät ainoastaan säätiön hallituksen jäsenet, säätiön asiamies ja maksutietojen osalta taloushallintopalvelujen toimittaja Azets Insight Oy:n henkilöstö. Säätiöllä on Azets Insight Oy:n kanssa voimassa oleva tietojenkäsittelysopimus.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kirjallinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa Varustamosäätiön toimipaikassa, eikä ulkopuolisilla ole pääsyä aineistoon. Pääsy sähköisessä muodossa oleviin tietoihin on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joka on ainoastaan Varustamosäätiön asiamiehen tiedossa. Palvelimet, joilla sähköinen rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta mm. palomuurilla.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen mukaan:
- Oikeus saada tietoa henkilötiedoista
- Oikeus saada oikaista epätarkat ja virheelliset henkilötiedot
- Oikeus saada poistetuksi turhat henkilötiedot
- Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
- Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu; www.tietosuoja.fi)
12. Tietojen säilytysaika
Myönnettyjen apurahojen hakemuksen säilytetään 10 vuotta päätöksen tekopäivästä. Pysyvästi säilytetään hallituksen kokousmateriaalien liitteinä hakijan nimi, apurahan tarkoitus ja haettu summa. Hylättyjen apurahahakemusten säilytysaika on kaksi vuotta hylkäyspäätöksestä.
13. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröity voi tarkistaa itseään koskevat tiedot tai vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä lähettämällä asiaa koskevan pyynnön henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta määräajan pidentämisestä ja viivästymisen syystä.